Das elektronische Rechnungsformat kann für jeden Arbeitgeber separat festgelegt werden. Neben dem bestehenden Format „ZUGFeRD (EN16931 Comfort)“ werden die Formate „ZUGFeRD XRechnung“ und „XRechnung“ unterstützt. 

Die Konfiguration erfolgt in den Einstellungen des Arbeitgebers im Bereich „Abrechnung“ über das Auswahlfeld „Elektronisches Rechnungsformat“. Folgende Optionen stehen zur Auswahl:

Ist keine Einstellung hinterlegt, bleibt das Auswahlfeld leer. In diesem Fall versucht das System standardmäßig, eine elektronische Rechnung im Format ZUGFeRD (EN16931 Comfort) zu erzeugen.

Leitweg-ID

Bei den Rechnungsformaten „ZUGFeRD (XRechnung)“ und „XRechnung“ muss eine gültige Leitweg-ID hinterlegt werden. 

Die Verpflichtung zur Eingabe richtet sich nach dem ausgewählten Rechnungsformat:

• Keine Auswahl: Leitweg-ID nicht erforderlich
• PDF: Leitweg-ID nicht erforderlich
• ZUGFeRD (EN16931 Comfort): Leitweg-ID nicht erforderlich
• ZUGFeRD (XRechnung): Leitweg-ID erforderlich
• XRechnung: Leitweg-ID erforderlich

Unterscheidung nach Rechnungsempfänger

Bei der Rechnungserstellung unterscheidet das System zwischen Selbstzahlerrechnungen und Rechnungen an Arbeitgeber.

Selbstzahlerrechnung

Bei einer Selbstzahlerrechnung handelt es sich um eine Rechnung an einen Probanden. Für diese Rechnungen wird unabhängig von der Arbeitgeberkonfiguration ausschließlich eine PDF-Rechnung erstellt.

Eine elektronische Rechnung im ZUGFeRD- oder XRechnungsformat wird für Selbstzahler nicht erzeugt.

Rechnung an einen Arbeitgeber

Bei einer Rechnung an einen Arbeitgeber richtet sich die Dokumenterstellung nach dem dort hinterlegten elektronischen Rechnungsformat.

• Keine Auswahl: 
  • Ist kein elektronisches Rechnungsformat ausgewählt, wird eine Rechnung im Format ZUGFeRD (EN16931 Comfort) erstellt.
• ZUGFeRD (EN16931 Comfort):
  • Bei Auswahl von „ZUGFeRD (EN16931 Comfort)“ wird eine PDF-Rechnung mit eingebetteter XML-Datei erzeugt. 
• ZUGFeRD (XRechnung):
  • Bei Auswahl von „ZUGFeRD (XRechnung)“ wird eine PDF-Rechnung mit eingebetteter XML-Datei im XRechnungsformat erzeugt.
• XRechnung:
  • Bei Auswahl von „XRechnung“ wird eine PDF-Rechnung und einer seperaten XML-Datei im XRechnungsformat erzeugt.

Verhalten bei Fehlern

Bei der Erstellung einer elektronischen Rechnung können beispielsweise fehlende oder unvollständige Arbeitgeberdaten zu einem Fehler führen. Das Verhalten ist von der Konfiguration abhängig:

• Keine Auswahl: Das System erstellt ersatzweise eine reine PDF-Rechnung. Eine Fehlermeldung wird nicht angezeigt.
• PDF: Es wird ausschließlich die PDF-Rechnung erstellt.
• ZUGFeRD (EN16931 Comfort): Es werden keine Rechnungsdokumente erstellt und eine Fehlermeldung wird angezeigt.
• ZUGFeRD (XRechnung): Es werden keine Rechnungsdokumente erstellt und eine Fehlermeldung wird angezeigt.
• XRechnung: Es werden keine Rechnungsdokumente erstellt und eine Fehlermeldung wird angezeigt.

Versand der Rechnung

Der E-Mail-Versand richtet sich ebenfalls nach dem verwendeten Rechnungsformat.

• ZUGFeRD (EN16931 Comfort)
  • Versendet wird die PDF-Rechnung mit der darin eingebetteten XML-Datei im Profil EN16931 Comfort.
• ZUGFeRD (XRechnung)
  • Versendet wird die PDF-Rechnung mit der darin eingebetteten XML-Datei im Profil XRechnung.
• XRechnung
  • Bei einer reinen XRechnung wird ausschließlich die XML-Datei versendet.
• PDF
  • Bei Auswahl des Formats „PDF“ wird ausschließlich die PDF-Rechnung versendet.